Het organiseren van een nieuwjaarsreceptie op een andere locatie kan veel waarde toevoegen aan je nieuwjaarsevenement of congres. Om het allemaal leuk te houden, moet je dan echter wel voldoende en de juiste afspraken maken. Wanneer je dat niet doet kan dat zorgen voor een zure nasmaak. Bedenk je dus welke afspraken je sowieso van te voren moet maken. Hierbij kun je denken aan afspraken over uitloop, extra personen en aankleding van de ruimte.
Uitloop
Het precies inschatten van hoe lang een nieuwjaarsreceptie gaat duren is heel lastig. Je kunt niet alles van te voren inplannen. Daarom is het belangrijk om samen met je locatie goede afspraken te maken over hoe lang je receptie precies gaat duren en wat er gebeurt wanneer de receptie een beetje uitloopt. Hoeveel uitloop krijg je cadeau en bij hoeveel uur uitloop gaat de teller opnieuw lopen en worden er extra kosten in rekening gebracht. Maak ook direct goede afspraken over wat er op de dag van de nieuwjaarsborrel mogelijk is qua uitloop en bezetting van ruimtes. Een evenementenlocatie heeft vaak niet oneindig ruimte tot haar beschikking op een nieuwjaarsdag.
Extra personen
Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt over de kosten wanneer er op het laatste moment extra personen worden aangemeld. Uiteraard plan je de receptie voor een ‘x’ aantal personen, maar het kan altijd voorkomen dat er last minute extra aanmeldingen komen. Moet je hiervoor extra betalen of worden deze personen gratis bij de all-in prijs meegenomen?
Aankleding van de ruimte
Een nieuwjaarsreceptie is natuurlijk een soort themafeest. Een themafeest heeft vaak specifieke eisen met betrekking tot de aankleding van ruimtes. maak goede afspraken over deze aankleding. Heb je bijvoorbeeld extra apparatuur nodig? Zorg dan dat deze tot je beschikking staat, vraag welke apparatuur je zo mag gebruiken en voor welke apparatuur er extra kosten in rekening worden gebracht.
Veel plezier
Ik wens je heel veel plezier bij het organiseren van je nieuwjaarsreceptie bij een congrescentrum. Wanneer je bovenstaande tips gebruikt weet ik zeker dat het een daverend succes wordt!